Cách Làm Giấy Xác Nhận Tình Trạng Xe Khi Gửi

Khi gửi xe máy đi xa, việc lập giấy xác nhận tình trạng xe là một bước quan trọng nhưng thường bị nhiều người bỏ qua. Điều này dễ dẫn đến tranh cãi, đặc biệt nếu xe bị trầy xước, móp méo hoặc hư hỏng sau quá trình vận chuyển. Vậy “cách làm giấy xác nhận tình trạng xe khi gửi” như thế nào để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên?

Thực tế, giấy xác nhận tình trạng xe là một loại biên bản có thể viết tay hoặc in sẵn, trong đó ghi rõ các thông tin như: biển số xe, loại xe, số km, tình trạng bên ngoài (trầy, móp), phụ tùng kèm theo và hình ảnh chụp thực tế tại thời điểm giao xe. Một số chành xe chuyên nghiệp sẽ chủ động lập sẵn biểu mẫu, nhưng bạn cũng có thể tự chuẩn bị để đối chiếu khi cần.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách làm giấy xác nhận tình trạng xe khi gửi, kèm theo mẫu tham khảo, mẹo chụp ảnh đối chứng và những lưu ý quan trọng khi ký xác nhận với đơn vị vận chuyển, giúp bạn an tâm hơn trong suốt quá trình gửi xe.

1. Vì sao cần làm giấy xác nhận khi gửi xe

Tránh tranh cãi về tình trạng xe sau vận chuyển

📌 Nhiều trường hợp khách hàng nhận lại xe bị trầy, móp hoặc hỏng hóc, nhưng không thể chứng minh lỗi do ai.
🛡️ Giấy xác nhận tình trạng xe là bằng chứng rõ ràng, giúp cả hai bên minh bạch và trách nhiệm.

Đảm bảo quyền lợi khi có sự cố phát sinh

⚠️ Khi có giấy xác nhận, nếu xe bị hư hại, bên vận chuyển bắt buộc phải bồi thường đúng theo cam kết.
💡 Đây là yếu tố giúp khách hàng yên tâm và nhà xe có cơ sở giải quyết hợp lý.

Tạo sự chuyên nghiệp trong dịch vụ gửi xe

📝 Dịch vụ có quy trình xác nhận rõ ràng thường được đánh giá cao hơn.
📌 Không chỉ bảo vệ khách, mà còn thể hiện thái độ làm việc chuyên nghiệp, minh bạch của đơn vị vận chuyển.

2. Giấy xác nhận giúp tránh tranh chấp thế nào

Làm rõ tình trạng xe trước khi bàn giao

🔍 Mỗi vết trầy, móp, rách yên hay thiếu phụ kiện được ghi rõ trong giấy xác nhận.
📌 Khi có vấn đề phát sinh, hai bên đối chiếu giấy để xác minh và xử lý, tránh đôi co.

Hạn chế trường hợp đổ lỗi qua lại

⚠️ Nếu không có xác nhận, bên vận chuyển có thể phủ nhận trách nhiệm khi xe bị hư.
🛡️ Giấy tờ rõ ràng giúp xác định trách nhiệm thuộc về ai, từ đó xử lý công bằng.

Là bằng chứng nếu cần pháp lý hỗ trợ

📄 Nếu xảy ra tranh chấp nghiêm trọng, giấy xác nhận có thể dùng làm bằng chứng hợp pháp khi nhờ đến pháp luật hoặc trọng tài.
📌 Càng rõ ràng ngay từ đầu, càng ít rủi ro về sau.

3. Ai là người nên yêu cầu xác nhận tình trạng

Người gửi xe có quyền yêu cầu xác nhận

👤 Khách hàng là người có quyền lợi chính cần bảo vệ, nên nên chủ động đề nghị làm giấy xác nhận trước khi bàn giao.
📌 Không nên bỏ qua dù gửi xe trong thời gian ngắn.

Người nhận xe hộ cũng cần giấy xác nhận

🛵 Nếu bạn ủy quyền cho người khác nhận xe, nên làm giấy xác nhận tình trạng xe và gửi kèm người nhận.
💡 Tránh tình huống người nhận không biết xe đã hư sẵn hay mới bị hư.

Đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp sẽ chủ động đề xuất

✅ Nhiều dịch vụ uy tín như Vận Chuyển Xe chủ động kiểm tra và ghi nhận tình trạng xe trước mặt khách hàng.
📌 Đây là dấu hiệu bạn đang chọn đúng đơn vị đáng tin.

4. Thời điểm phù hợp để làm giấy xác nhận

Nên làm ngay trước khi bàn giao xe

📅 Thời điểm tốt nhất là ngay trước khi nhân viên tiếp nhận xe để bốc xếp.
📌 Điều này đảm bảo tình trạng xe ghi nhận là chính xác, không bị thay đổi do vận chuyển.

Không nên làm quá sớm hoặc sau khi giao

⚠️ Nếu bạn làm giấy xác nhận vài ngày trước khi gửi, xe có thể phát sinh trầy xước mới trước ngày bàn giao.
💡 Tốt nhất là ghi nhận tình trạng xe trực tiếp tại điểm gửi.

Ghi nhận song song với việc chụp ảnh, quay video

📸 Bên cạnh giấy tờ, bạn nên quay video toàn cảnh xe hoặc chụp chi tiết từng phần dễ hư hỏng.
📌 Giúp đối chiếu nếu giấy có sai sót hoặc chưa đầy đủ.

5. Những thông tin phải có trong giấy xác nhận

Thông tin chủ xe và phương tiện

📝 Phải ghi rõ:

Họ tên người gửi
Số CMND/CCCD
Biển số xe
Loại xe – màu xe – đời xe
📌 Đảm bảo không bị nhầm lẫn giữa nhiều xe gửi cùng lúc.

Tình trạng chi tiết của xe khi gửi

📍 Ghi rõ các yếu tố:

Vết trầy xước (nếu có)
Gương, yên, đèn, đồng hồ có hoạt động không
Tình trạng lốp, thắng, bình điện
📌 Ghi cụ thể vị trí (ví dụ: trầy nhẹ bên phải yếm trước).

Chữ ký xác nhận của hai bên

✍️ Cả người gửi và nhân viên nhận xe phải cùng ký tên vào biên bản.
✅ Mỗi bên giữ một bản để đảm bảo quyền lợi đôi bên.

6. Mẫu giấy xác nhận tình trạng xe phổ biến hiện nay

Mẫu biên bản do bên vận chuyển cung cấp

📄 Các đơn vị uy tín như Vận Chuyển Xe thường có mẫu biên bản chuyên nghiệp, gồm:

Thông tin xe
Tình trạng khi nhận
Cam kết giữa hai bên
📌 Mẫu này thường in sẵn, dễ điền, có dấu mộc công ty.

Mẫu viết tay đơn giản vẫn hợp lệ

✍️ Nếu gửi cá nhân hoặc chành xe nhỏ, bạn có thể viết tay giấy xác nhận, miễn có đủ thông tin và chữ ký 2 bên.
💡 Quan trọng nhất là ghi rõ tình trạng thực tế và có minh chứng đi kèm.

Mẫu có kèm ảnh minh họa vị trí hư hại

📸 Một số dịch vụ hiện đại in luôn ảnh xe kèm biên bản xác nhận, đánh dấu khu vực trầy xước, móp méo.
📌 Đây là dạng mẫu có giá trị cao trong việc xử lý rủi ro.

7. Cách ghi rõ tình trạng xe bằng từ ngữ chính xác

Dùng mô tả vị trí rõ ràng, không chung chung

📍 Không nên ghi: “xe có trầy nhẹ”. Thay vào đó, hãy ghi: “Trầy xước dài 5cm ở yếm phải phía dưới.”
📌 Thông tin càng chi tiết, càng dễ đối chiếu nếu xảy ra tranh chấp.

Ghi kèm mức độ tổn hại nếu có

📌 Nếu gương trầy nhưng vẫn dùng được, nên ghi rõ: “Gương trái trầy nhẹ, kính còn nguyên, sử dụng bình thường.”
💡 Tránh hiểu nhầm giữa hư nhẹ và hư nặng.

Không bỏ sót các chi tiết nhỏ dễ bị hư

🔍 Hãy kiểm tra và ghi:

Đèn pha / đèn xi nhan
Gác chân, kính chiếu hậu
Nắp xăng, cốp, yên xe
📌 Những phần này dễ bung hoặc móp khi va chạm.

8. Cần kèm ảnh hoặc video minh chứng không

Ảnh là minh chứng hữu ích đi kèm biên bản

📸 Chụp ảnh tổng thể xe từ nhiều góc độ giúp ghi nhận tình trạng trực quan rõ ràng.
📌 Khi có sự cố, bạn dễ so sánh và đối chiếu với tình trạng ban đầu.

Quay video toàn thân xe giúp tăng tính pháp lý

🎥 Video quay từ đầu đến đuôi xe, zoom chi tiết vào phần dễ hư như yếm, gác chân, đầu đèn sẽ có giá trị như bằng chứng xác thực.
💡 Nên quay khi bên giao và bên nhận cùng có mặt.

Lưu trữ file ảnh/video kèm ngày giờ

🗂️ Đặt tên file theo cấu trúc: [Tên khách – Biển số – Ngày gửi].jpg/mp4
📌 Việc lưu đúng cách giúp dễ tra cứu nếu xảy ra rủi ro sau này.

9. Giấy xác nhận có giá trị pháp lý thế nào

Có giá trị nếu được hai bên ký xác nhận

✍️ Giấy xác nhận có chữ ký người gửi và người nhận xe được xem là thỏa thuận dân sự có hiệu lực theo luật.
📌 Kèm thêm ảnh hoặc video thì càng có trọng lượng khi đối chiếu.

Tăng hiệu quả trong yêu cầu bồi thường

⚖️ Khi xảy ra hư hỏng, nếu có giấy xác nhận kèm hình ảnh, bên vận chuyển có nghĩa vụ phải bồi thường theo nội dung cam kết.
💡 Tránh được tình trạng phủ nhận, chối bỏ trách nhiệm.

Là cơ sở hỗ trợ nếu cần can thiệp pháp lý

📄 Nếu không thỏa thuận được, bạn có thể dùng giấy xác nhận làm căn cứ pháp lý để trình báo cơ quan chức năng hoặc khởi kiện.
📌 Một tờ giấy nhỏ, nhưng hiệu quả rất lớn trong việc bảo vệ quyền lợi.

10. Gửi xe đi xa có nên làm giấy xác nhận

Khoảng cách xa tăng rủi ro hư hỏng

🚛 Gửi xe đi tỉnh xa như TP.HCM – Hà Nội hoặc các vùng núi, hải đảo, xe thường qua nhiều trạm, xếp dỡ nhiều lần.
📌 Xác nhận tình trạng xe trước khi gửi là rất cần thiết để tránh rủi ro.

Xe để lâu dễ phát sinh lỗi không rõ nguyên nhân

📆 Gửi xe vài ngày không sao, nhưng nếu để lâu cả tuần hoặc nhiều tuần, xe có thể:

Xả bình
Rò nhớt
Tróc sơn vì môi trường
📌 Giấy xác nhận giúp phân biệt lỗi do vận chuyển hay do bảo quản.

Gửi càng xa, càng cần chứng cứ rõ ràng

🔒 Bạn không thể theo sát hành trình xe trong suốt quãng đường dài.
💡 Giấy xác nhận và hình ảnh là tấm “bảo hiểm tinh thần” đáng giá.

11. Có thể dùng giấy viết tay hay phải có mẫu in

Giấy viết tay vẫn hợp lệ nếu rõ ràng

✍️ Trong thực tế, giấy viết tay vẫn có giá trị nếu nội dung rõ ràng và hai bên cùng ký tên.
📌 Bạn chỉ cần ghi đúng tình trạng xe và giữ một bản để làm bằng chứng.

Mẫu in sẵn tạo cảm giác chuyên nghiệp

📄 Các mẫu in sẵn thường có đầy đủ các trường thông tin: xe, người gửi, tình trạng, thời gian…
✅ Nếu gửi qua đơn vị chuyên như Vận Chuyển Xe, họ luôn có mẫu biểu chuẩn.

Kết hợp mẫu in và bổ sung viết tay nếu cần

🛠️ Nếu phát hiện điểm đặc biệt trên xe, bạn có thể bổ sung ghi chú tay trực tiếp trên mẫu in, đánh dấu vết trầy, móp, hoặc hư hỏng.
📌 Giúp biên bản linh hoạt và phản ánh đúng thực tế.

12. Bên vận chuyển có hỗ trợ ghi nhận tình trạng xe không

Nhiều đơn vị uy tín có kiểm tra xe trước khi nhận

🚛 Một số đơn vị chuyên nghiệp như Vận Chuyển Xe luôn kiểm tra, ghi nhận và ký biên bản xác nhận tình trạng xe trước mặt khách.
📌 Bạn nên yêu cầu nếu đơn vị chưa chủ động đề xuất.

Một số chành xe nhỏ không có quy trình này

⚠️ Nếu gửi qua các chành xe hoặc xe tải tự phát, thường không có giấy xác nhận, chỉ giữ xe theo cảm tính.
💡 Hãy chủ động đề nghị giấy tay và chụp ảnh đầy đủ.

Kiểm tra kỹ thái độ và quy trình nhận xe

🧾 Nếu đơn vị vận chuyển có quy trình rõ ràng, nhân viên tận tâm, ký xác nhận minh bạch, đây là dấu hiệu đáng tin cậy.
📌 Không nên gửi xe nếu họ từ chối xác nhận tình trạng ban đầu.

13. Quy trình hai bên ký xác nhận tình trạng xe

Ghi nhận tình trạng xe trước sự chứng kiến đôi bên

👀 Trước khi ký giấy, nhân viên và người gửi nên cùng kiểm tra xe, chỉ rõ các vị trí trầy, móp, thiếu phụ kiện nếu có.
📌 Tránh hiểu lầm hoặc bỏ sót chi tiết.

Điền đầy đủ thông tin và ký tên xác nhận

📝 Các nội dung quan trọng:

Họ tên – số CMND người gửi
Biển số xe
Tình trạng cụ thể
Thời gian nhận – dự kiến giao
✅ Sau đó, cả hai bên ký tên xác nhận và mỗi bên giữ một bản.

Đóng dấu công ty nếu có thể

🔖 Nếu là dịch vụ vận chuyển có pháp nhân, nên yêu cầu đóng dấu để tăng giá trị pháp lý cho giấy xác nhận.
📌 Dấu đỏ thể hiện trách nhiệm và minh bạch.

14. Cần làm mấy bản và giữ lại bản nào

Tối thiểu 2 bản cho hai bên

📄 Mỗi lần xác nhận nên làm ít nhất 2 bản giấy giống nhau, trong đó:

1 bản do người gửi giữ
1 bản giao cho nhân viên vận chuyển
📌 Không nên chỉ làm 1 bản rồi chụp lại bằng điện thoại.

Bản của người gửi là bằng chứng quan trọng

🔐 Bản này sẽ dùng để đối chiếu khi nhận xe hoặc yêu cầu bồi thường nếu có sự cố.
💡 Nên giữ bản giấy hoặc chụp lại, lưu trên đám mây đề phòng mất.

Có thể làm thêm bản thứ 3 nếu gửi hộ

📬 Nếu người khác nhận xe thay bạn, nên làm thêm một bản nữa gửi theo xe, để người nhận biết rõ tình trạng và đối chiếu.
📌 Giúp đảm bảo không ai bị “thiệt thòi” khi nhận.

15. Làm giấy xác nhận khi gửi xe chung nhiều xe

Mỗi xe cần có biên bản riêng biệt

🛵 Nếu bạn gửi 2 xe trở lên, không nên gộp vào 1 giấy xác nhận.
📌 Mỗi xe cần có một biên bản riêng, có thông tin, hình ảnh và chữ ký riêng để rõ ràng khi giao nhận.

Tránh nhầm lẫn giữa các xe cùng loại

⚠️ Với các xe giống nhau về màu, kiểu dáng, rất dễ bị nhầm khi nhận lại.
📌 Hãy ghi rõ số khung – số máy, hoặc đánh dấu xe (dán giấy, cột nơ…) để nhận diện nhanh.

Nên đánh số và quản lý bằng danh sách kèm ảnh

📷 Tạo một bảng như sau để dễ kiểm tra:

STT	Biển số	Loại xe	Ghi chú tình trạng	Ảnh kèm
1	59X3…	Vision	Trầy nhẹ yếm trái	✔️
2	67K1…	Sirius	Không lỗi	✔️

📌 Quản lý có hệ thống giúp tránh sai sót khi giao nhận nhiều xe.

16. Cách xác nhận tình trạng xe khi không có mặt

Nhờ người thân làm hộ giấy xác nhận

👨‍👩‍👧 Nếu không thể trực tiếp đến gửi xe, bạn có thể ủy quyền người thân thay mặt kiểm tra và ký giấy xác nhận.
📌 Cần gửi kèm: CMND photo, giấy ủy quyền đơn giản và hình ảnh xe trước khi gửi.

Gửi ảnh và video trước cho đơn vị vận chuyển

📸 Trước khi bên vận chuyển nhận xe tại nhà, bạn nên tự quay video toàn cảnh, chụp các điểm nhạy cảm như yếm, gương, đèn.
💡 Sau đó gửi kèm cho nhân viên ghi nhận tình trạng đúng với hình ảnh bạn cung cấp.

Sử dụng mẫu xác nhận điện tử nếu có hỗ trợ

💻 Một số dịch vụ hiện đại như Vận Chuyển Xe hỗ trợ ký xác nhận online qua Zalo hoặc app.
📌 Giúp khách hàng vắng mặt vẫn chủ động kiểm soát tình trạng xe.

17. Xác nhận xe có trầy xước trước khi gửi thế nào

Ghi rõ vị trí và mức độ trầy xước

📍 Không được bỏ qua các chi tiết trầy nhỏ, vì chúng có thể bị “đổ lỗi” sau này.
📌 Ghi như sau: “Yếm trái có trầy xước dài 4cm, không bong sơn”, hoặc “đầu đèn hơi móp phía trên.”

Đánh dấu trầy xước bằng bút không xóa

🖊️ Có thể dùng bút dạ đỏ hoặc bút highlight đánh dấu vào vị trí trầy, sau đó chụp ảnh kèm vào biên bản.
📌 Hành động nhỏ, hiệu quả lớn trong phòng tranh chấp.

Kết hợp mô tả + ảnh + ký xác nhận

📸 Một quy trình xác nhận chuẩn gồm:

Ghi mô tả
Chụp hình vết trầy
Nhân viên xác nhận đã nhìn thấy
✅ Cả hai bên cùng ký là hoàn tất.

18. Làm gì nếu không có giấy xác nhận và xe bị hư

Bình tĩnh và chụp hình ngay khi nhận xe

📷 Nếu thấy xe hư khi nhận mà không có giấy xác nhận, hãy lập tức chụp lại tình trạng, quay video hiện trường.
📌 Giữ nguyên trạng thái xe để làm bằng chứng xử lý.

Gọi ngay cho đơn vị vận chuyển để phản hồi

📞 Không nên tự sửa xe ngay lập tức. Hãy gọi hotline, gửi hình ảnh và khiếu nại trong vòng 24 giờ sau khi nhận xe.
💡 Một số dịch vụ có hỗ trợ khi khách có hình ảnh thuyết phục.

Rút kinh nghiệm làm biên bản cho lần sau

⚠️ Nếu không có giấy xác nhận, khả năng được bồi thường thấp hơn dù có lỗi thật.
📌 Lần sau nên chủ động làm giấy xác nhận để không bị động khi gặp sự cố.

19. Tóm tắt cách làm giấy xác nhận an toàn nhất

5 bước làm giấy xác nhận tình trạng xe

📋 Sau đây là quy trình an toàn – hiệu quả – dễ áp dụng:

Bước	Hành động
1	Kiểm tra kỹ toàn bộ thân xe
2	Ghi rõ tình trạng từng phần
3	Chụp ảnh hoặc quay video
4	Ký tên xác nhận hai bên
5	Mỗi bên giữ một bản

✅ Chỉ mất 5–10 phút nhưng giúp bạn tránh thiệt hại lớn.

Gợi ý nội dung mẫu giấy xác nhận

📄 Dưới đây là mẫu ghi nhanh:

Tên khách: Nguyễn Văn A  
Biển số: 59X1-123.45  
Tình trạng xe: Trầy nhẹ yếm trái, kính chiếu hậu trái rơ  
Thời gian gửi: 10h sáng, 12/07/2025  
Cam kết: Hai bên đã kiểm tra và xác nhận đúng như trên.
Chữ ký khách _____   Chữ ký nhân viên _____

Khi nào đặc biệt cần làm giấy xác nhận

📌 Nên ưu tiên giấy xác nhận nếu:

Xe mới, đắt tiền
Gửi đi xa
Giao xe tại nhà không có người chứng kiến
Gửi nhiều xe cùng lúc
💡 Phòng còn hơn chống – có xác nhận, có an tâm.

20. Hướng dẫn liên hệ dịch vụ gửi xe hỗ trợ đầy đủ

Gọi tổng đài để được tư vấn chi tiết

📞 Hotline Vận Chuyển Xe: 0945.747.477
✅ Tư vấn về: thủ tục, giấy xác nhận, giá cả, cách đóng gói, hành trình xe.

Kết nối Zalo để nhận mẫu xác nhận miễn phí

📲 Thêm Zalo Vận Chuyển Xe để:

Gửi ảnh xe
Yêu cầu nhân viên lập giấy xác nhận
Nhận bản mẫu xác nhận miễn phí
📌 Nhanh gọn – rõ ràng – minh bạch.

Đặt lịch gửi xe có kèm giấy xác nhận tại website

🌐 Truy cập: www.vanchuyenxe.vn
📌 Chọn tuyến đi → điền thông tin xe → yêu cầu xác nhận tình trạng → đặt lịch → nhân viên hỗ trợ tận nơi.