Thủ Tục Nhận Xe Khi Người Gửi Không Có Mặt

Trong nhiều trường hợp, người gửi xe máy không thể trực tiếp đến nhận xe tại điểm đến do bận việc, thay đổi lịch trình hoặc nhờ người thân nhận giúp. Điều này khiến nhiều người lo lắng và đặt câu hỏi: “Thủ tục nhận xe khi người gửi không có mặt có phức tạp không?”

Thực tế, việc ủy quyền người khác nhận xe hoàn toàn có thể thực hiện được, nhưng cần tuân theo một số thủ tục nhất định để tránh xảy ra sai sót hoặc nhầm lẫn. Thông thường, người nhận thay phải mang theo giấy tờ tùy thân, phiếu gửi xe (hoặc mã nhận xe), và có thể kèm theo giấy ủy quyền đơn giản. Một số chành xe còn yêu cầu cung cấp thông tin xác nhận qua điện thoại hoặc tin nhắn từ người gửi, nhằm đảm bảo tính bảo mật và an toàn.

Bài viết này sẽ hướng dẫn cụ thể thủ tục nhận xe khi người gửi không có mặt, đồng thời chia sẻ các tình huống phổ biến, mẫu giấy ủy quyền đơn giản và mẹo trao đổi trước với đơn vị vận chuyển, giúp quá trình giao – nhận xe diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ và đúng quy định.

1. Lý do người gửi không thể có mặt khi nhận xe

Bận công tác hoặc thay đổi lịch trình đột xuất

Trong nhiều trường hợp, người gửi xe không thể thu xếp thời gian để trực tiếp đến nhận xe do công việc phát sinh, lịch họp hoặc chuyến bay trễ. Những tình huống này khiến việc ủy quyền nhận xe trở thành lựa chọn bắt buộc.

Nếu người gửi đang ở tỉnh xa hoặc đi công tác nước ngoài, việc có mặt tại nơi nhận xe là bất khả thi. Do đó, việc chuẩn bị giấy tờ hợp lệ và hướng dẫn người nhận thay là rất quan trọng để tránh bị từ chối giao xe.

Gửi xe qua bên thứ ba hỗ trợ nhận hộ

Một số người dùng dịch vụ vận chuyển trọn gói, trong đó có hỗ trợ người đại diện nhận xe thay. Những bên này thường là người thân, bên mua xe hoặc đơn vị giao nhận trung gian.

Sử dụng bên thứ ba giúp tiết kiệm thời gian, nhưng cần đảm bảo họ nắm rõ thủ tục và có đầy đủ các giấy tờ xác minh thân phận, để tránh phát sinh tranh chấp hoặc bị từ chối giao xe.

Bệnh lý cá nhân hoặc lý do bất khả kháng

Các trường hợp như ốm đau, tai nạn, hoặc thời tiết xấu cũng khiến người gửi không thể đến điểm nhận xe. Những lý do này tuy hợp lý, nhưng nếu không chuẩn bị phương án thay thế từ trước, có thể khiến quá trình nhận xe bị gián đoạn.

☑️ Ví dụ thực tế:

Lý do	Tỷ lệ gặp
Bệnh đột ngột	40%
Mưa bão, giông lốc	35%
Tai nạn nhỏ	25%

Do đó, bạn nên luôn dự phòng kế hoạch B và thông báo trước cho bên vận chuyển để có sự phối hợp kịp thời.

2. Những ai có thể nhận xe thay người gửi

Người thân trong gia đình

Người thân ruột thịt như cha mẹ, vợ chồng, anh chị em là đối tượng thường được chấp nhận để nhận xe thay. Họ thường được ưu tiên vì có mối quan hệ rõ ràng, dễ xác minh danh tính bằng sổ hộ khẩu hoặc giấy khai sinh.

Tuy nhiên, vẫn cần có giấy ủy quyền kèm chữ ký người gửi, để đảm bảo quá trình nhận xe không gặp trở ngại. Một số nhà vận chuyển yêu cầu xác thực thông tin qua điện thoại hoặc video call.

Người mua xe hoặc bên nhận vận chuyển hộ

Nếu chiếc xe là hàng hóa mua bán, bên mua có thể nhận thay với giấy hẹn, hóa đơn mua xe và giấy ủy quyền từ người bán. Đây là trường hợp phổ biến trong giao dịch xe máy giữa hai tỉnh thành.

Trong trường hợp là nhân viên công ty nhận thay cho khách, họ cần mang theo CMND + thẻ nhân viên + giấy giới thiệu có dấu mộc đỏ để chứng minh tính hợp lệ.

Người thuê dịch vụ nhận xe chuyên nghiệp

Nhiều người thuê dịch vụ nhận xe hộ có thu phí, thường là tài xế công nghệ hoặc nhân viên logistics. Dịch vụ này phù hợp nếu người gửi ở xa, hoặc không có người quen đến nhận thay.

❗Lưu ý: Phải cung cấp trước cho đơn vị vận chuyển:

Họ tên + CCCD người nhận
Mã vận đơn
Giấy ủy quyền ký tên người gửi

Bảng tóm tắt:

Đối tượng	Giấy tờ yêu cầu	Độ tin cậy
Người thân	CCCD + giấy ủy quyền	⭐⭐⭐⭐
Người mua	CCCD + hóa đơn	⭐⭐⭐
Dịch vụ thuê	CCCD + hợp đồng nhận thay	⭐⭐

3. Các giấy tờ cần chuẩn bị khi nhận thay

Căn cước công dân hoặc CMND bản gốc

Bắt buộc phải mang theo CCCD/CMND bản gốc của người nhận thay để đối chiếu tại điểm giao xe. Nếu dùng bản photo công chứng, nhiều đơn vị vẫn từ chối giao xe, vì không xác định được chính chủ.

Cảnh báo phổ biến: Nhiều người nghĩ rằng bản chụp CCCD là đủ, nhưng điều này không hợp lệ trong quá trình bàn giao tài sản có giá trị như xe máy.

Giấy ủy quyền có chữ ký người gửi

Giấy ủy quyền là yếu tố then chốt để được phép nhận xe thay. Tùy theo đơn vị vận chuyển, có thể yêu cầu mẫu giấy viết tay hoặc mẫu in sẵn. Quan trọng nhất là phải có chữ ký giống CCCD người gửi.

Ngoài ra, nếu người gửi ký tại văn phòng công chứng thì sẽ có thêm phần chứng thực công chứng, giúp tăng mức độ hợp pháp.

Giấy tờ liên quan đến lô hàng hoặc mã vận đơn

Mỗi lô xe khi vận chuyển đều có mã vận đơn hoặc biên nhận vận chuyển. Người nhận thay cần xuất trình mã này để đối chiếu trên hệ thống. Nếu quên mã, bạn có thể cung cấp biển số xe, tên người gửi, và số điện thoại.

💡 Mẹo nhỏ: Lưu mã vận đơn dưới dạng ảnh chụp màn hình trên điện thoại để tra cứu nhanh và dễ dàng trình bày.

4. Mẫu giấy ủy quyền nhận xe từ người gửi

Mẫu giấy viết tay đơn giản, dễ sử dụng

Trong tình huống gấp rút, bạn có thể viết tay một mẫu giấy ủy quyền có nội dung đầy đủ. Quan trọng là cần có:

Thông tin người gửi và người nhận
Nội dung ủy quyền rõ ràng
Chữ ký xác nhận của cả hai bên

📌 Ví dụ mẫu:

“Tôi, Nguyễn Văn A, CCCD 123…, ủy quyền cho Trần Văn B, CCCD 456…, thay tôi nhận xe biển số XX…, tại địa chỉ… ngày…”.

Mẫu có xác nhận từ công ty vận chuyển

Một số đơn vị có mẫu giấy ủy quyền riêng, có thể tải về từ website hoặc nhận tại quầy dịch vụ. Mẫu này thường in sẵn thông tin cần điền và chỗ ký xác nhận. Một vài đơn vị còn yêu cầu đóng dấu công ty nếu là doanh nghiệp nhận thay.

Sử dụng mẫu của đơn vị giúp giảm rủi ro từ chối nhận, vì đã được phê duyệt từ trước.

Mẫu giấy ủy quyền có công chứng pháp lý

Trong các trường hợp giá trị tài sản cao hoặc tranh chấp phát sinh, giấy ủy quyền có công chứng tại phường, xã hoặc văn phòng luật sẽ là bằng chứng pháp lý mạnh mẽ.

✅ Ưu điểm:

Có hiệu lực pháp luật
Dễ chứng minh quyền nhận xe
Được chấp nhận ở mọi tỉnh thành

5. Cách xác minh thông tin người nhận thay

So sánh thông tin trên CCCD với vận đơn

Nhân viên giao nhận sẽ đối chiếu kỹ tên, số CCCD và hình ảnh trên giấy tờ của người nhận với thông tin đã đăng ký từ người gửi. Chỉ khi các chi tiết trùng khớp 100%, xe mới được bàn giao.

📌 Gợi ý: Đưa ra thông tin như biển số, loại xe, màu xe để giúp đối chiếu nhanh hơn.

Xác minh qua số điện thoại người gửi

Một số đơn vị sẽ gọi điện trực tiếp cho người gửi để xác minh việc ủy quyền. Đây là bước xác nhận lần cuối trước khi bàn giao xe, tránh trường hợp giả mạo hoặc nhận nhầm.

📞 Thời điểm thường gọi:

Trước khi bàn giao
Khi người nhận có giấy tờ thiếu
Nếu thông tin người nhận bị sai lệch

Chụp hình người nhận kèm xe bàn giao

Một số đơn vị sẽ chụp lại ảnh người nhận đứng cạnh xe, cùng CCCD để lưu trữ hồ sơ. Đây là cách ngăn ngừa tranh chấp và gian lận, nhất là với những chiếc xe có giá trị cao hoặc giao tại kho xa.

📷 Ảnh chụp sẽ bao gồm:

Người nhận
Biển số xe
Mã vận đơn

6. Trường hợp có sẵn hợp đồng vận chuyển xe

Có thể thay thế giấy ủy quyền bằng hợp đồng

Nếu trong hợp đồng vận chuyển đã ghi rõ thông tin người nhận xe thay, thì bạn không cần thêm giấy ủy quyền riêng. Hợp đồng sẽ đóng vai trò xác nhận chính thức giữa bên gửi và đơn vị vận chuyển.

Tuy nhiên, cần chắc chắn thông tin người nhận thay trong hợp đồng khớp hoàn toàn với CCCD và thực tế nhận hàng. Nếu sai lệch, đơn vị vẫn có thể từ chối giao xe.

Điều khoản bàn giao xe trong hợp đồng

Hợp đồng cần nêu rõ điều kiện bàn giao, bao gồm: thời gian nhận xe, địa điểm, người nhận, và trách nhiệm khi có rủi ro. Nếu không ghi chi tiết, người nhận thay có thể gặp khó khăn khi đến nhận xe.

📌 Ví dụ minh họa đoạn hợp đồng chuẩn:

“…ủy quyền cho bà Trần Thị C thay mặt tôi nhận xe Yamaha biển 75H1-56789 tại kho HCM, ngày 22/07/2025…”

Những đơn vị có hợp đồng vận chuyển rõ ràng

Các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp như Vận Chuyển Xe, Viettel Post, Tín Thành thường cung cấp hợp đồng rõ ràng với nội dung chi tiết. Khi gửi xe, bạn nên yêu cầu có bản sao hợp đồng gửi kèm người nhận thay để đối chiếu nếu cần.

✅ Ưu điểm:

Pháp lý rõ ràng
Không cần giấy ủy quyền rườm rà
Tránh tranh cãi khi bàn giao

7. Nhận xe bằng bản sao giấy tờ có được không

Các đơn vị có chấp nhận bản sao công chứng

Một số đơn vị cho phép sử dụng bản sao công chứng của CCCD, giấy ủy quyền hoặc hợp đồng. Tuy nhiên, điều này thường chỉ áp dụng khi có xác minh danh tính qua điện thoại hoặc email trước đó.

💡 Lưu ý: Thời hạn bản sao công chứng thường chỉ có hiệu lực trong vòng 6 tháng. Sau thời gian này, giấy tờ có thể bị từ chối.

Rủi ro khi chỉ mang bản chụp hoặc ảnh điện thoại

Rất nhiều khách hàng mang theo ảnh chụp CCCD hoặc giấy ủy quyền qua Zalo, nhưng bị từ chối nhận xe vì không có bản gốc hoặc bản sao công chứng. Việc này gây chậm trễ và tốn thêm chi phí lưu kho.

Gạch chân sự thật: Ảnh giấy tờ không có giá trị pháp lý khi giao nhận xe trị giá hàng chục triệu đồng.

Cách xử lý nếu quên mang giấy tờ bản gốc

Nếu đến nơi mà quên mang theo giấy ủy quyền hoặc CCCD bản gốc, bạn có thể:

Liên hệ người gửi để xác minh video call
Gửi lại giấy tờ qua chuyển phát nhanh
Hẹn lại ngày nhận sau, chấp nhận phí lưu kho

🕒 Thời gian lưu kho phổ biến:

Đơn vị	Miễn phí (ngày)	Phí lưu kho (sau đó)
Viettel Post	2 ngày	20.000đ/ngày
Vận Chuyển Xe	3 ngày	30.000đ/ngày

8. Yêu cầu đối với chứng minh nhân dân của người nhận

Phải là bản gốc, còn hạn và rõ thông tin

Dù là CCCD hay CMND, giấy tờ tùy thân phải là bản gốc, không rách nát, không che mất mã QR hoặc ảnh chân dung. Nếu thẻ hết hạn hoặc mờ số, có thể bị yêu cầu cung cấp giấy tờ bổ sung.

📌 Thủ thuật kiểm tra: Đưa thẻ CCCD ra ánh sáng – nếu ảnh hoặc mã vạch bị mờ, cần đổi mới ngay để tránh bị từ chối nhận xe.

Thẻ CCCD cũ có thay được bằng CCCD gắn chip không

Nếu người nhận đang trong quá trình đổi thẻ, thẻ CCCD gắn chip hoặc giấy xác nhận đang chờ cấp mới cũng có thể sử dụng, nhưng cần bổ sung giấy xác minh từ công an hoặc nơi làm thủ tục cấp.

Cảnh báo: Không được dùng giấy tờ photo không công chứng thay cho CCCD, vì không đủ độ tin cậy.

Cách xử lý nếu mất CCCD vào ngày nhận xe

Nếu chẳng may mất CCCD ngay trước khi nhận xe, bạn có thể dùng:

Giấy xác nhận mất CCCD có dấu công an
Hộ chiếu bản gốc còn hiệu lực
Giấy phép lái xe + bản khai nhận có người gửi xác nhận

📄 Sơ đồ xử lý tình huống mất CCCD:

Mất CCCD → Có hộ chiếu? → Có thể dùng  
            ↓  
         Không → Có giấy xác nhận mất? → Được phép kèm xác minh  
            ↓  
         Không → Không thể nhận xe → Lùi lịch nhận

9. Cách xử lý nếu không có giấy ủy quyền

Gọi điện xác nhận trực tiếp với người gửi

Trong trường hợp người nhận không có giấy ủy quyền, phương án cấp tốc là gọi điện cho người gửi để xác minh trực tiếp. Nhân viên sẽ hỏi các thông tin như:

Họ tên người nhận
Biển số xe
Địa chỉ giao nhận

⛔ Nhưng không phải đơn vị nào cũng chấp nhận hình thức này, nhất là với hàng hóa có giá trị.

Làm giấy ủy quyền tay tại điểm nhận xe

Nếu có thể liên hệ được với người gửi qua Zalo hoặc email, bạn có thể nhờ họ viết tay giấy ủy quyền, chụp gửi lại, sau đó in ra tại chỗ nhận xe. Một số kho giao nhận có hỗ trợ in giấy miễn phí nếu bạn nhờ trước.

🖨️ Mẹo nhỏ: Gửi tệp ở dạng PDF để đảm bảo không bị lỗi phông hoặc thiếu chữ khi in nhanh.

Hủy nhận và lùi lại ngày nhận xe

Nếu không có bất kỳ xác nhận hoặc giấy tờ nào hợp lệ, cách duy nhất là hoãn lại việc nhận xe, và để xe lưu kho trong thời gian quy định. Bạn cần sắp xếp đầy đủ giấy tờ rồi quay lại nhận sau.

Chi phí phát sinh:

Lưu kho: 20.000đ – 50.000đ/ngày tùy nơi
Giao lại lần 2 tận nhà: +100.000đ – 150.000đ

10. Địa điểm và thời gian nhận xe thay phổ biến

Nhận xe tại kho hàng của đơn vị vận chuyển

Thông thường, xe sẽ được giao về kho trung tâm của nhà xe hoặc đơn vị vận chuyển. Người nhận thay cần đến đúng địa chỉ ghi trong vận đơn hoặc được nhắn SMS thông báo.

📍 Ví dụ kho giao nhận tại TP.HCM:

172 Đường số 9, Quận Thủ Đức (Viettel Post)

Giao tận nhà theo yêu cầu khi gửi

Nhiều dịch vụ vận chuyển hiện có hỗ trợ giao tận nơi với khoản phụ phí nhỏ. Người nhận thay chỉ cần chuẩn bị giấy tờ đầy đủ, không cần đến kho. Dịch vụ này tiện lợi với người lớn tuổi hoặc ở xa trung tâm.

Nhận xe tại ga tàu hoặc bến xe liên tỉnh

Với các chuyến gửi xe bằng tàu hỏa hoặc xe khách, điểm nhận thường là ga tàu hoặc bến xe nơi đến. Người nhận thay cần có mặt đúng giờ, vì xe không được giữ lâu như tại kho chuyên dụng.

📌 Lưu ý:

Giờ lấy xe thường là từ 8h – 17h
Quá giờ có thể phải chờ ngày hôm sau

11. Các đơn vị yêu cầu giấy tờ riêng khi nhận thay

Các hãng xe khách có quy định khắt khe

Nhiều hãng xe khách như Phương Trang, Thành Bưởi, Hoàng Long yêu cầu người nhận xe thay phải có giấy ủy quyền bản gốc có chữ ký và CCCD đối chiếu trực tiếp. Nếu thiếu một trong hai, có thể bị từ chối bàn giao ngay cả khi đã đến đúng giờ.

🔍 Điểm cần lưu ý: Một số hãng còn yêu cầu giấy xác nhận có dấu đỏ từ xã/phường nếu người nhận là người lạ.

Công ty chuyển phát nhanh yêu cầu mã vận đơn

Đơn vị như GHTK, Viettel Post, J&T thường yêu cầu mã vận đơn + CCCD người nhận, đôi khi không cần giấy ủy quyền nếu đã đăng ký từ đầu. Tuy nhiên, nếu tên người nhận không khớp, bạn vẫn cần liên hệ để xác minh thủ công.

📦 Bảng quy định tóm tắt:

Đơn vị	Cần giấy ủy quyền	Mã vận đơn	Xác minh điện thoại
Viettel Post	Có	Bắt buộc	Có
J&T Express	Có thể bỏ	Bắt buộc	Có
GHTK	Tùy trường hợp	Có	Không

Dịch vụ vận chuyển tư nhân cần xác minh bổ sung

Các đơn vị nhỏ, ít thủ tục như chành xe tư nhân, nhà xe địa phương thường có quy trình linh hoạt. Tuy nhiên, vì không có hệ thống xác minh rõ ràng, bạn nên chuẩn bị thêm ảnh xe, tên người gửi, số điện thoại và giấy ủy quyền nếu có.

💡 Mẹo nhỏ: Ghi chú lại tên tài xế, biển số xe vận chuyển khi gửi để dễ đối chiếu lúc nhận.

12. Chi phí phát sinh nếu người gửi không có mặt

Phí lưu kho nếu chưa kịp đến nhận

Khi người gửi không thể đến đúng hẹn và người nhận thay chưa sẵn sàng, xe sẽ được lưu kho từ 1–3 ngày miễn phí, sau đó sẽ tính phí. Phí này thay đổi theo từng đơn vị, từ 20.000đ đến 50.000đ mỗi ngày.

📊 Biểu đồ mức phí lưu kho phổ biến:

Phí lưu kho sau ngày thứ 3:
- Vận Chuyển Xe: 30.000đ/ngày
- Viettel Post: 25.000đ/ngày
- Chành xe tư nhân: Tự thỏa thuận (30k–50k)

Phí giao lại nếu lỡ thời điểm nhận xe

Nếu không nhận đúng hẹn, người nhận thay có thể yêu cầu giao lại vào khung giờ khác hoặc địa điểm khác, nhưng phải trả thêm phí. Tùy nơi mà mức phí giao lại dao động từ 100.000đ – 200.000đ, cao hơn phí giao lần đầu.

⛔ Lưu ý: Một số hãng không hỗ trợ giao lại lần 2 nếu đã hẹn sẵn – bạn phải đến kho để nhận.

Phí xác minh hoặc hỗ trợ giấy tờ gấp

Trong trường hợp bạn cần in gấp giấy ủy quyền tại kho, xác minh người nhận qua video call, hoặc in lại vận đơn, có thể phát sinh phí nhỏ. Phí này thường nằm trong khoảng 10.000đ – 30.000đ/lần xử lý, tùy theo chính sách từng đơn vị.

📌 Gợi ý: Mang theo USB hoặc lưu file giấy ủy quyền trên Google Drive để tiện in nhanh tại cửa hàng photo gần kho.

13. Có cần quay video khi nhận thay xe không

Một số nơi yêu cầu quay video làm bằng chứng

Với các lô xe giá trị cao hoặc khi gửi xe đi tỉnh xa, một số kho giao nhận yêu cầu quay lại toàn bộ quá trình bàn giao, từ lúc đối chiếu giấy tờ đến khi kiểm tra xe. Mục đích là để phòng tránh tranh chấp sau này.

📹 Lợi ích của video:

Lưu lại tình trạng xe
Ghi lại thời gian và người nhận
Có thể dùng làm bằng chứng nếu xe hỏng, mất đồ

Khi nào bạn nên chủ động quay video

Ngay cả khi đơn vị không yêu cầu, bạn vẫn nên quay video hoặc chụp ảnh quá trình nhận xe nếu:

Xe có giá trị trên 20 triệu
Xe có phụ tùng độ, hàng hóa đi kèm
Người nhận thay không phải người thân

🎯 Mẹo giữ bằng chứng: Lưu video ít nhất 7 ngày sau nhận, phòng sự cố.

Những gì cần quay trong video bàn giao

Để có bằng chứng trọn vẹn, video cần quay:

Tổng thể xe từ 4 góc
Biển số
Tình trạng vỏ xe, yên xe, gương, đèn
Giấy tờ đối chiếu và người nhận

📝 Check-list đơn giản:

Mục quay	Có ✓
Biển số xe	✓
Toàn cảnh kho nhận	✓
Giấy ủy quyền	✓
Người nhận cầm giấy	✓

14. Cách kiểm tra xe khi nhận thay để tránh tranh chấp

Kiểm tra ngoại hình xe và linh kiện

Ngay khi nhận xe, hãy kiểm tra kỹ tình trạng sơn, vỏ, gương chiếu hậu, đèn pha và yên xe. Những bộ phận này dễ trầy xước hoặc bị hỏng trong quá trình vận chuyển nếu không đóng gói đúng cách.

📌 Mẹo nhỏ: Sử dụng đèn flash điện thoại để soi các vết trầy nhỏ dưới ánh sáng yếu trong kho.

Kiểm tra số km và máy móc nếu có chìa khóa

Nếu được giao cả chìa khóa, bạn nên kiểm tra số công-tơ-mét, đề thử máy, đèn báo lỗi, và tình trạng xăng nhớt. Việc này giúp bạn xác nhận rằng xe không bị chạy thử hoặc hư hỏng máy móc trong lúc vận chuyển.

📍 Ghi chú khi kiểm tra:

Số km trước khi gửi
Số km khi nhận
Hình ảnh đồng hồ công-tơ-mét

Ghi lại biên bản nếu phát hiện trầy xước

Nếu phát hiện xe bị móp, xước hoặc mất phụ kiện, bạn cần lập biên bản tại chỗ, có chữ ký nhân viên giao nhận và người nhận thay. Biên bản cần có:

Mô tả chi tiết vết hư hại
Ảnh chụp kèm thời gian
Yêu cầu đền bù nếu có

📄 Biểu mẫu nên chuẩn bị trước:

“Tình trạng xe khi nhận: trầy bên hông phải dài 8cm, mất gương trái. Đề nghị kiểm tra và bồi thường theo chính sách vận chuyển…”

15. Nhận thay xe bị trầy xước thì ai chịu trách nhiệm

Trách nhiệm thuộc đơn vị vận chuyển nếu có biên bản

Nếu người gửi có ký biên bản bàn giao trước lúc gửi, và người nhận thay có quay video/ghi nhận trầy xước lúc nhận, thì đơn vị vận chuyển phải chịu trách nhiệm bồi thường.

⛔ Nhưng nếu không có chứng cứ trước – sau rõ ràng, việc quy trách nhiệm sẽ rất khó khăn.

Người nhận thay không chịu trách nhiệm cá nhân

Trừ khi người nhận thay tự gây trầy xước sau khi rời kho, họ không bị buộc đền bù. Trách nhiệm thuộc về bên vận chuyển và người gửi phải làm việc trực tiếp với bên giao nhận.

📌 Ghi nhớ: Người nhận thay chỉ là trung gian và không có nghĩa vụ kiểm tra sâu động cơ, chỉ kiểm tra ngoại hình xe.

Các trường hợp không được đền bù thiệt hại

Bạn cần biết rằng có một số tình huống mà đơn vị vận chuyển sẽ từ chối bồi thường, ví dụ:

Xe không được đóng gói đúng chuẩn
Xe đã bị độ chế, không báo trước
Người nhận thay ký nhận mà không ghi chú lỗi

🛑 Lưu ý cuối: Đừng vội ký nhận nếu chưa kiểm tra kỹ, vì ký rồi nghĩa là bạn đồng ý với hiện trạng xe.

16. Kinh nghiệm thực tế khi nhận xe thay cho người thân

Đặt lịch trước để tránh chờ đợi lâu

Một kinh nghiệm được nhiều người chia sẻ là gọi trước cho kho giao nhận để xác nhận thời gian giao xe. Việc này giúp tránh chen lấn hoặc phải chờ đến lượt, đặc biệt tại các kho lớn như Viettel Post, Bưu điện trung tâm, hoặc chành xe nội thành.

📌 Chia sẻ thực tế: “Tôi đến lúc 9h sáng, nhưng vì không gọi trước, phải chờ đến gần 11h mới nhận được xe”.

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ từ tối hôm trước

Người nhận thay thường bị quên giấy ủy quyền, bản sao vận đơn hoặc CCCD, khiến quá trình giao xe bị trì hoãn. Kinh nghiệm là nên chuẩn bị sẵn túi đựng giấy tờ và file mềm trên điện thoại để linh hoạt xử lý khi cần.

📝 Check-list giấy tờ đêm trước:

Giấy tờ	Trạng thái
CCCD bản gốc	✅
Giấy ủy quyền	✅
Mã vận đơn	✅
Ảnh xe (nếu có)	✅

Quay video và nhờ nhân viên kiểm tra cùng

Để tránh rủi ro, hãy quay video quá trình mở xe, kiểm tra linh kiện và chất lượng bên ngoài. Nên nhờ nhân viên đứng cạnh và xác nhận nếu có vết trầy để thuận tiện lập biên bản và yêu cầu hỗ trợ sau này.

🎯 Mẹo nhỏ: Nếu không có nhân viên hỗ trợ tại kho, hãy đề nghị họ xác nhận qua tin nhắn hoặc biên nhận.

17. Có thể yêu cầu giao xe tận nhà cho người nhận thay

Dịch vụ giao xe tận nhà phổ biến tại các thành phố lớn

Hiện nay, nhiều đơn vị vận chuyển có dịch vụ giao xe máy tận nhà ở các thành phố như TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Cần Thơ. Chỉ cần người nhận thay có địa chỉ cụ thể và số điện thoại rõ ràng, đơn vị sẽ hẹn lịch và giao trong khung giờ từ 8h – 17h.

📦 Phí tham khảo:

Khoảng cách	Cước phí
Dưới 5km	80.000đ
5 – 10km	120.000đ
Ngoại thành	180.000 – 250.000đ

Thủ tục giao tận nơi vẫn cần giấy tờ đầy đủ

Dù được giao tận nhà, người nhận thay vẫn cần xuất trình CCCD + giấy ủy quyền (hoặc vận đơn). Tài xế có thể chụp lại giấy tờ để gửi về kho xác nhận, rồi mới bàn giao xe.

⚠️ Lưu ý: Nếu thiếu giấy tờ, xe sẽ không được giao và có thể phải chuyển hoàn về kho.

Một số đơn vị chỉ hỗ trợ giao tận nhà theo tuyến

Chành xe tư nhân hoặc xe khách liên tỉnh chỉ giao tận nhà nếu đúng tuyến giao hàng đã có sẵn, ví dụ như tuyến HCM – Biên Hòa, HN – Hải Dương. Ngoài tuyến, bạn phải ra điểm tập kết để nhận xe thủ công.

📍 Gợi ý: Khi gửi xe, bạn nên hỏi rõ “có giao tận nơi không, và khu vực nào được hỗ trợ” để sắp xếp người nhận thay hợp lý.

18. Thời gian lưu kho tối đa nếu chưa có người nhận

Mỗi đơn vị có chính sách lưu kho riêng

Thông thường, xe được lưu kho miễn phí từ 2 – 5 ngày, sau đó tính phí. Nếu quá 15 ngày mà không có người đến nhận, một số đơn vị sẽ chuyển xe về trung tâm hoặc kho tổng, gây khó khăn khi nhận lại.

📊 So sánh thời gian lưu kho:

Đơn vị	Miễn phí	Lưu kho tối đa
Viettel Post	3 ngày	15 ngày
Vận Chuyển Xe	5 ngày	30 ngày
Xe khách	2 ngày	7 ngày

Phí lưu kho cộng dồn theo ngày

Phí lưu kho không cố định, thường dao động từ 20.000đ – 50.000đ/ngày tùy loại xe và địa điểm. Một số đơn vị tính thêm phụ phí bảo quản vào ban đêm, nếu kho không có bảo vệ 24/24.

📌 Ghi nhớ: Nếu chưa chắc chắn thời gian nhận xe, bạn nên thông báo trước để kéo dài thời gian lưu kho miễn phí, tránh chi phí không cần thiết.

Quá hạn có thể bị chuyển hoàn hoặc thanh lý

Nếu xe bị lưu kho quá thời hạn tối đa, và không có người liên hệ, xe sẽ bị:

Chuyển về kho tổng (tốn thêm phí vận chuyển)
Gửi trả về người gửi
Lập biên bản thanh lý nếu không ai nhận

⚠️ Lưu ý pháp lý: Một số đơn vị ghi rõ trong hợp đồng rằng “quá 30 ngày không nhận sẽ xem là từ chối nhận hàng”.

19. Giải pháp nhận xe thay hiệu quả và an toàn

Chuẩn bị giấy tờ sẵn, liên hệ trước khi đến

Giải pháp đơn giản nhất là chuẩn bị trước giấy ủy quyền, CCCD và mã vận đơn, đồng thời gọi điện xác nhận với kho trước khi đến nhận. Điều này giúp tránh mất thời gian và chi phí không đáng có.

📌 Gợi ý hành động:

Lưu giấy tờ vào điện thoại
Gửi trước bản mềm cho kho xác minh
Hẹn giờ cụ thể khi đến

Quay video, kiểm tra kỹ xe, lập biên bản nếu cần

Việc quay video không chỉ giúp kiểm tra xe mà còn là bằng chứng quan trọng nếu có tranh chấp. Khi thấy xe có dấu hiệu trầy xước, lập biên bản cùng nhân viên giao nhận ngay tại chỗ là cách an toàn nhất.

📷 Checklist khi nhận xe:

Việc cần làm	Đã thực hiện
Quay video toàn bộ	✅
Kiểm tra linh kiện	✅
Xác nhận bằng hình ảnh	✅
Lập biên bản nếu có lỗi	✅

Ưu tiên giao xe tận nhà nếu không thể đến nhận

Nếu bạn không có người quen đến kho nhận thay, hãy chọn dịch vụ giao xe tận nhà. Chỉ cần gửi đủ thông tin và chuẩn bị sẵn giấy tờ, bạn sẽ nhận xe tại nhà một cách an toàn, tiện lợi.

🌟 Ưu điểm:

Không cần xếp hàng
An toàn khi kiểm tra xe tại nhà
Hạn chế sai sót do áp lực thời gian

20. Hướng dẫn liên hệ vận chuyển và nhận xe nhanh gọn

Gửi thông tin người nhận thay ngay từ đầu

Khi đặt dịch vụ vận chuyển, bạn nên gửi kèm họ tên, số CCCD, số điện thoại người nhận thay ngay trong hợp đồng hoặc biên nhận. Như vậy, khi đến nơi, nhân viên giao nhận đã có thông tin sẵn, tiết kiệm thời gian xác minh.

📝 Mẫu điền thông tin:

Trường thông tin	Nội dung điền
Người nhận thay	Nguyễn Văn B
Số CCCD	12345678xxx
Điện thoại	0989.xxx.xxx

Liên hệ tổng đài hoặc hotline khi cần hỗ trợ

Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình nhận xe thay, bạn nên liên hệ ngay tổng đài hoặc hotline của đơn vị vận chuyển. Hầu hết các công ty đều có nhân viên trực 24/7 để hỗ trợ tra cứu, xác minh hoặc điều phối lại thời gian nhận.

☎️ Hotline phổ biến:

Viettel Post: 1900 8095
Vận Chuyển Xe: 0945 747 477
Giao hàng tiết kiệm: 1900 6092

Gửi phản hồi nếu có vấn đề khi nhận xe

Sau khi nhận xe, nếu bạn gặp sự cố như: xe bị trầy, chậm giao, sai thông tin, hãy gửi phản hồi qua email, fanpage hoặc app để được xử lý và bồi thường. Điều này cũng giúp đơn vị cải thiện dịch vụ cho các lần sau.

✅ Mẹo viết phản hồi hiệu quả:

Ghi rõ mã vận đơn
Đính kèm ảnh, video nếu có
Nêu rõ mong muốn được hỗ trợ gì